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座谈会需注意的一些细节问题

发布时间:2011-11-15 9:20:15  文章来源:河南强视市场研究公司(潘勇、孙中太)

座谈会要求一些彼此不熟识的人在特定的时间聚集到一起就某一问题展开深入讨论,由此可见组织场座谈会是一个复杂的系统工程,需要调配好各个方面资源,并且要在一些细节问题上必须引起足够的重视。“细节决定成败”不应该只是作为口号,应该在实际工作中予以具体体现,本文结合笔者多年市场调查执行经验,就组织座谈会需注意的一些细节问题进行阐述,希望能与广大市场调查从业者的共勉。
 
(1) 调试好监听、监看设备
监听、监看设备需要在会议召开前一天调试完毕,并在会议开始前2个小时再次检查核实,检查的重点是监看画面清晰程度和监听声音清晰程度,同时试录像20-30分钟,检查设备是否能正常使用。其中要特别留意监听声音,检查过程中尽可能在会议室安排4人以上模拟座谈会过程,观察声音清晰流畅情况。

(2) 请留意主持人的到访,并请给予适当接待
目前大多数座谈会主持人由客户方配备,他们对执行方不甚了解,包括执行城市环境气候、设备、人员秉性等,因此在细节问题需要特别关注。比如替他们开一下空调并调整到合适的温度。另外,空调的温度也应该特别留意,过冷或者过热都会对主持人身心造成较大负面影响,进而影响主持人临场发挥,影响座谈会的效果。
  
(3) 对笔录人员进行必要的培训
笔录人员培训内容包括:1.定性项目基本常识,掌握座谈会流程。比如座谈会前15分钟为热身阶段,主持人主要了解参会人员的背景资料和相关经历,同时缓解紧张气氛,为切入主题做准备。2.项目相关知识培训。要求笔录员在座谈会前期补充/猎取会议所涉及的行业知识和参会人员职业特征、消费习惯偏好等细分人群特征信息,使笔录员在记录过程中能从容应对会议过程中出现的“行话”、“方言”。3.笔录要领、笔录标准、电子版笔录录入等培训。笔录员必须准确掌握座谈会中心议题,在现场记录过程中有的放矢,在现场记录中尽可能记录参会人员的回答中心议题的表情、手势等肢体语言。
 
 (4) 不要冷落参会人员
预约参会人员往往在约定的时间陆续到达,对于提前到达者,在现场甄别到会议开始通常会有较长时间的等待过程,在此期间不能冷落他们,以免他们无所事事,进而可能表现出烦躁情绪。可以给他们适当的报刊阅读,切记报刊内容不能与会议中心议题相关,否则可能影响座谈会效果。比如,如果是广告测试类型座谈会,避免看时尚杂志,因为是时尚杂志上有很多广告。如果条件允许,接待人员可以和预约参会人员聊一些与会议中心议题无关的话题,比如时事、体育等观察预约人员性格特征、反映能力,为后期选择参会人员提供参考。

    (5) 留意预约参会人员有没有抽烟、喝酒等日常生活习惯
如果预约参会人员有抽烟习惯,会议开始之前要询问其是否能在开会过程中尽量不抽烟,除非是香烟相关方面的座谈会,如果确实有难度则需要在会议室准备烟灰缸,同时点燃一支蜡烛这样可以减弱室内烟雾弥漫程度,有条件的化可以启动排气扇,但是要注意排气扇不能发出过大的声响。
如果预约参会人员有饮酒习惯,切记预约过程中提醒其在参会当天不要饮酒,特别是口味测试类座谈会,如果其的确有很强的饮酒嗜好并且每天/每餐都必须饮酒,除非是很不容易约到的目标客户,如高端商务人士、政府官员等,建议放弃,如果不能放弃需要提前告知主持人。
 
(6)如果座谈会在用餐时间前后召开,需要给参会人员准备适量的食物

目前通常的做法是准备面包、饼干、蛋黄派等旅行食品,然而并不是每个参会人员都喜欢吃旅行食品,如果条件允许在预约过程中询问他们比较喜欢的食品单独准备,如果条件受限制,则尽可能多提供几种不同的食品以供他们选择,这样即显得对他们的尊重,同时避免会议进行中参会人员因饥饿影响会议的效果。(作者:潘勇、孙中太。本文出自:市场研究杂志2006年4期。)

 
   

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